Właściciel firmy tracił ponad 8 godzin dziennie na copy-paste. Teraz AI robi to za niego.
42 godziny tygodniowo powtarzalnej pracy. ~260 000 PLN rocznie strat. Jeden właściciel, cztery problemy, jedno rozwiązanie.
Co robi firma Grzegorza
Grzegorz prowadzi firmę, która projektuje systemy Master Key. Jeden zamek - kilka kluczy, każdy z innymi uprawnieniami. Administrator osiedla otwiera wszystkie klatki. Firma od śmieci - tylko śmietnik. Lokator - swoją klatkę, korytarz, komórki i ten sam śmietnik. Lokator z klatki obok - to samo, ale do swojej.
"Czad, zmieniłeś mój światopogląd na temat zamków" - powiedziałem na sesji. I nie żartowałem.
Ale to, co zobaczyłem dalej, było jeszcze bardziej zaskakujące.
Jak wygląda dzień Grzegorza
Grzegorz obsługuje 5 skrzynek mailowych. Pięć. Osobno. Zamówienia, info, firma, biuro, sklep. Każdą przegląda ręcznie, jedną po drugiej.
"Mam codziennie do ogarnięcia 40 do 100 maili" - powiedział to spokojnie, jakby mówił o pogodzie.
Kiedy wpada zamówienie na klucz, Grzegorz odpala folder z 3 250 plikami PDF. Szuka dokumentacji systemu. Znajduje. Kopiuje linijkę z kodem. Wkleja do Excela. Idzie do drugiego komputera przy maszynie. Wpisuje ciąg cyfr - 571258. Maszyna nacina klucz. Wraca do biurka. Drukuje naklejkę. Drukuje fakturę. Pakuje. Wysyła.
Powtórz to 25-30 razy dziennie.
Do tego oferty Master Key. Klient pisze, Grzegorz dopytuje o wymiary, wpisuje dane do Excela z formułami, kopiuje tabelki do Worda, formatuje, wysyła. Ctrl+C, Ctrl+V. Kilka do kilkunastu ofert tygodniowo.
I czwarty problem - brak jakiegokolwiek systemu. Zero CRM-u. Zero bazy magazynowej. 500-800 rodzajów kluczy leży w szufladkach. Grzegorz pokazał mi je przez kamerę - rządek za rządkiem, szuflada za szufladą. Informacja o stanach? W głowie.
Zapytałem: "Masz jakiś system CRM do tego?"
"Nie, właśnie nie mam nic. Właśnie nic nie mam kompletnie."
W sumie: ponad 8 godzin dziennie, 42 godziny tygodniowo na powtarzalną pracę. Przy wartości czasu Grzegorza na poziomie 200 PLN/h - to 8 400 PLN tygodniowych strat.
I wtedy Grzegorz powiedział zdanie, które znam od każdego właściciela firmy, z którym rozmawiam:
"Myślę, że patrząc na to, co się teraz dzieje, można było większość ogarnąć i tu dużo zaoszczędzić czasu."
Co mnie zaskoczyło na tej sesji
Dwie rzeczy.
Pierwsza - Grzegorz zapytał mnie na koniec rozmowy: "Powiedz mi, ta dziewczyna, która do nas dzwoniła - czy to jest AI?"
Rozmawiał z naszą konsultantką dwa razy. Nie był pewny, czy rozmawia z człowiekiem.
"100% bym nie dał. Naprawdę nie dałbym sobie ręki obciąć" - powiedział.
To nie jest żart. To pokazuje, gdzie jesteśmy z technologią. I jednocześnie - jak bardzo manualna jest praca w firmach takich jak ta.
Druga rzecz - Grzegorz powiedział: "Co będę robił, jak już wszystko zautomatyzujemy?"
I sam sobie odpowiedział: chce pododawać produkty na sklep internetowy, zacząć marketing na Facebooku, żeby firma rosła. Chce zarządzać automatyzacjami "jak pracownikiem" i poświęcać godzinę na coś, co normalnie zajmuje 2-3-5 godzin.
To jest ten moment, na który czekam w każdej sesji. Kiedy właściciel przestaje myśleć "jak ogarnąć dziś" i zaczyna myśleć "co mogę z tym zrobić jutro".
Co zaprojektowaliśmy
Po sesji strategicznej 16 lutego 2026 zaprojektowaliśmy system, który rozwiązuje wszystkie cztery problemy jednocześnie.
Maile: System nasłuchuje wszystkie 5 skrzynek i automatycznie rozpoznaje czego dotyczy każda wiadomość - zamówienie klucza, zapytanie o ofertę Master Key, zamek elektroniczny, faktura. Przygotowuje gotowe odpowiedzi, które Grzegorz tylko zatwierdza.
Produkcja kluczy: 3 250 plików PDF zaimportowanych do przeszukiwalnej bazy kodów. Zamówienie wpada - system wyciąga nazwę klucza, znajduje kod, prezentuje: "Nowe zamówienie - klient X, klucz A1, kod: 571258". Grzegorz zatwierdza i idzie prosto do maszyny.
Ofertowanie: Grzegorz wpisuje wymiary od klienta, system generuje gotową ofertę Master Key. Wyliczoną, sformatowaną, gotową do wysłania. Kilka minut zamiast 30-45 z Excelem i Wordem.
Zarządzanie: Wszystkie zamówienia w centralnej bazie ze statusami - nowe, w produkcji, wysłane. Jeden ekran zamiast pięciu skrzynek, trzech Exceli i głowy Grzegorza.
Wyniki
Porównanie: przed i po
| Obsługa maili (5 skrzynek) | Ręczne przeglądanie 40-100 maili/dzień | Automatyczna kategoryzacja + gotowe odpowiedzi |
|---|---|---|
| Szukanie kodu klucza | Ręczne przeszukiwanie 3 250 plików PDF | Wyszukiwarka - kod w sekundach |
| Tworzenie oferty Master Key | 30-45 min (Excel + Word + formatowanie) | Kilka minut (auto-generator ofert) |
Czas wdrożenia: Sesja strategiczna i discovery 3-5 dni. Wdrożenie rozszerzone 20-30 dni.
Inwestycja: Około 11 000 PLN.
ROI: ~25 godzin tygodniowo x 200 PLN = 5 000 PLN tygodniowo = ~260 000 PLN rocznie. Zwrot w mniej niż miesiąc.
Czego mnie nauczył ten case
Każdy właściciel, który do nas przychodzi, osadza AI w swoim uniwersum. I to jest magiczne.
Bo wiesz - nie ma zbyt dużo opracowań "jak wykorzystać sztuczną inteligencję w procesie dorabiania kluczy". Nikt tego nie opisał. Nikt o tym nie pisze na LinkedIn.
A Grzegorz siedzi z 3 250 plikami PDF, 5 skrzynkami mailowymi i szufladami pełnymi kluczy - i traci 42 godziny tygodniowo na rzeczy, które maszyna zrobi w sekundy.
Nie trzeba mieć jednego wielkiego problemu. Grzegorz miał cztery mniejsze, które razem pożerały ponad połowę jego tygodnia pracy. Jedno spójne wdrożenie rozwiązuje je wszystkie.
Jeśli spędzasz połowę dnia na kopiowaniu danych z jednego systemu do drugiego - to nie jest "tak musi być". To jest problem. I zwykle zwraca się szybciej, niż myślisz.
Co widzimy u innych firm produkcyjnych
Grzegorz nie jest jedynym właścicielem, który robi copy-paste 6 godzin dziennie. Właściciel sklepu e-commerce (akcesoria dla zwierząt) ma od roku niesprawdzone rozliczenia - program do matchowania wpłat się wysypał po zmianie formatu CSV przez InPost. "Jestem wkurzony, bo rok cały niesprawdzony" - powiedział wprost. Szacunkowe straty: 5 tysięcy PLN miesięcznie w niezgodnościach. 20 różnych źródeł płatności, zero automatyzacji.
Producent AGD ma 400 zgłoszeń serwisowych miesięcznie obsługiwanych w pełni ręcznie - 7 kroków manualnych na każde zgłoszenie. To jest prawie 1 pełny etat poświęcony na ręczną administrację serwisu gwarancyjnego. Dopytują serwisanta po kodzie pocztowym, ręcznie wyliczają koszty dojazdu, nie mają dashboardu statusów.
Wzorzec: firmy produkcyjne i handlowe mają najbardziej powtarzalne procesy - i najczęściej zerową automatyzację. Wszystko działa "bo działa", ale właściciel traci godziny na czynności, które system wykonałby w sekundy. Jedyne, czego potrzebują, to żeby ktoś im to pokazał.
Policz ile godzin dziennie spędzasz na kopiuj-wklej. Pomnóż przez swoją stawkę. To jest Twój koszt chaosu.
Umów bezpłatną konsultację o wdrożeniu AI. Zmapujemy Twoje powtarzalne procesy i pokażę, ile z nich AI przejmie - często szybciej i taniej niż myślisz.
Chcesz podobne wdrożenie w swojej firmie?
Umów bezpłatną konsultację - zmapujemy Twoje procesy i pokażemy, od czego zacząć.